Normas lingüísticas y
técnicas de la producción
documental
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
¿QUE ES?
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
La producción documental involucra las siguientes tareas
Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.
Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que requiere la producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros) y el formato o tamaño.
Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución (notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas, convocatorias, informes etc ).
La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar.
El número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
Copia 1: Expediente
Copia 2: Archivo numérico
Copia 3: Entrega al destinatario
Además etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte y adjuntar los anexos.
Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos por la institución.
Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.
Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que requiere la producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros) y el formato o tamaño.
Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución (notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas, convocatorias, informes etc ).
La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar.
El número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
Copia 1: Expediente
Copia 2: Archivo numérico
Copia 3: Entrega al destinatario
Además etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte y adjuntar los anexos.
Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos por la institución.
o que resista a la acción del tiempo, a fin de asegurar su conservación.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
NORMAS LINGÜÍSTICAS
LA ORTOGRAFÍA:
Ortografía es la parte
de la gramática normativa que fija las reglas para el uso de las letras y
signos de puntuación en la escritura. La ortografía se basa en la aceptación de
una serie de convenciones por parte de una comunidad lingüística con el objeto
de mantener la unidad de la lengua escrita
SIGNOS DE
Los signos de
puntuación delimitan las frases y los párrafos y establecen la jerarquía
sintáctica de las proposiciones, consiguiendo así estructurar el texto, ordenar
las ideas y jerarquizarlas en principales y secundarias, y eliminaran ambigüedades.
Por eso requieren un empleo muy preciso; si se ponen en el lugar equivocado, las
palabras y las frases dejan de decir lo que el autor quería decir.
LA
La gramática es el
estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la
organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al
conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy
determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
LA
La morfología es la
rama de la lingüística que estudia la estructura interna de las palabras para
delimitar, definir y clasificar sus unidades, las clases de palabras las que da
lugar, la formación de nuevas palabras (morfología léxica).
SINTAXIS
Es la parte de la
gramática que se encarga de unir y coordinar las palabras para formar oraciones
y en informática es el conjunto de reglas con las cuales nos regimos para
programar un programa.
LA
La oración es el
constituyente sintáctico más pequeño posible, capaz de realizaron enunciado o
expresar el contenido de una proposición lógica, un mandato, una petición, una
pregunta o, en general, un acto elocuente que incluya algún tipo de predicación.
PRONOMBRES RELATIVOS
Los pronombres relativos
son un tipo de pronombre que se refieren a un referente anterior, o
antecedente, e introducen una oración subordinada adjetiva de la que forman
parte. De relativo que encabezan puede ser vista como un sintagma complementarte
CLASES DE PRONOMBRES
RELATIVOS
1. QUE
2. QUIEN, QUIENES
3. EL QUE, LA QUE, LOS
QUE, LAS QUE, EL CUAL, LA CUAL, LOS
4. CUALES, LAS
CUALES
5. CUYO, CUYA, CUYOS, CUYAS
6. LO CUAL, LO QUE
7.
LO QUE
REDACCIÓN
La redacción es la
expresión escrita de un Pensamiento o conocimiento sobre un acontecimiento que
ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico.
LA COHERENCIA
La coherencia es una
propiedad de los textos bien formados que permite concebirlos como entidades
unitarias, de manera que las diversas ideas secundarias aportan información
relevante para llegar a la idea principal, o tema, de forma que el lector pueda
encontrar el significado global del texto.
EL PÁRRAFO
Un párrafo
es una unidad de discurso en un texto escrito que expresa una idea o un argumento, o reproduce las palabras de un orador. Está integrado por un
conjunto de oraciones que tienen cierta unidad temática.
COMO ESCRIBIR UN BUEN PÁRRAFO:
1. Escoge un tema
sobre el cual escribir.
2. Escribe una buena
oración principal.
3. Para sustentarla,
busca los detalles apropiados.
4. Desecha los detalles
irrelevantes.
5. Construye y enlaza
las oraciones coherente mente.
6. Concluye con una
oración apropiada.
Cohesiones la relación
de dependencia entre dos elementos de un texto que pertenecen a distintas
oraciones. Para lograrla, se utilizan distintos recursos, como ser: los
conectores, la referencia, la elipsis y la sustitución. Se relaciona, entonces,
con la organización.
DIGITACIÓN
Digitación es la
técnica mediante la que se elige cuáles dedos y posiciones de la mano se han de
utilizar para tocar un instrumento musical. Por ejemplo al tocar el piano, los
acordes y melodías pueden interpretarse mediante distintas combinaciones de
dedos. La digitación -en este contexto- consiste en la selección de cual dedo
utilizar en cada tecla, para cada nota.
LA
La ergonomía es la
disciplina científica que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas
y tareas que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas,
psicológicas y las capacidades del trabajador.
EL TECLADO
En informática un
teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el
teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o
teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos
que envían información a la computadora.
-Ley 43 de 1913
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Los documentos oficiales que reposan en los archivos públicos,
REALIZADO POR:
ANGIE CAMILA AMARILLO RAMOS
11-1
